Dokumentu īstuma apliecināšana
26.11.09Kategorija: Dānija
Dzīvē gadās situācijas, kad kāda Latvijas vai ārvalstu institūcija pieprasa apliecināt dokumenta īstumu. Ko tas nozīmē un kā rīkoties?
Ko paredz likums?
Vispirms jāatceras, ka dokumenta īstuma apliecināšana jeb legalizācija nav notariāla darbība. Latvijā to regulē "Dokumentu legalizācijas likums", kur noteikts, ka dokumentu īstuma apliecināšana ir publisko dokumentu autentiskuma nodrošināšanas process. Proti, tas nozīmē paraksta un zīmoga īstuma apliecināšanu, ko veic konsulāra amatpersona, lai vienā valstī sastādīti dokumenti iegūtu juridisku spēku citā valstī, apliecinot arī dokumenta parakstītājas amatpersonas tiesisko statusu un pilnvaras.
Īstumu nepieciešams apliecināt divos gadījumos – lai Latvijā izsniegtu dokumentu (piemēram, izglītības apliecību) varētu izmantot ārzemēs un otrādi. Ja dokuments izsniegts valstī, kura ir iekļauta 1961. gada Hāgas konvencijas "Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu" dalībvalstu sarakstā, tad tā īstumam jābūt minētās konvencijas 3. panta kārtībā apstiprinātam ar Apostille.
Šādi sagatavotu dokumentu vairs nav nepieciešams apstiprināt Latvijas Republikas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā. Ja dokuments izsniegts valstī, kura nav pievienojusies minētajai konvencijai, tad to legalizē kompetenta iestāde vai dokumenta izdevējvalsts kompetenta iestāde, vai tās valsts diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā un pēc tam Latvijas Republikas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā attiecīgajā valstī vai Latvijas Republikas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā. Sarežģīti, taču tas jāņem vērā. Neskaidrību gadījumos konsultācijas neliedz Latvijas Ārlietu ministrijas (ĀM) Konsulārajā departamentā, kas atrodas Rīgā, Elizabetes iela 57 (1. stāvā) tālr. 67016364.
Kārtībai jābūt!
Hāgas konvencija attiecas uz:
dokumentiem, ko izdevis varas orgāns vai amatpersona, kas saistīta ar valsts tiesām vai tribunāliem, ieskaitot tos, ko izdevis prokurors, tiesas sekretārs vai tiesas izpildītājs;
administratīvajiem aktiem;
notariālajiem aktiem;
oficiāliem apliecinājumiem uz dokumentiem, ko parakstījušas privātpersonas, oficiāliem apliecinājumiem par dokumenta reģistrāciju vai par faktu, kas noticis konkrētā datumā, oficiāliem un notariāliem paraksta autentiskuma apliecinājumiem (piemēram, pirkuma – pārdevuma līgumi).
Jāņem vērā, ka iesniegt fiziskas personas dokumentus to īstuma apliecināšanai (legalizācijai), uzrādot personu apliecinošu dokumentu, var:
1) persona, uz kuru dokuments tieši attiecas;
2) šīs personas laulātais, radinieks līdz trešajai pakāpei vai svainis līdz otrajai pakāpei, pamatojoties uz to apliecinošiem dokumentiem;
3) pilnvarotā persona, pamatojoties uz 1. punktā minētās personas notariāli apliecinātu pilnvaru.
Juridiskām personām (piemēram, sabiedrībai ar ierobežotu atbildību vai nevalstiskai organizācijai) noteikts, ka dokumentus to īstuma apliecināšanai, uzrādot personu apliecinošu dokumentu, var iesniegt:
1) juridiskās personas vadītājs,
2) pilnvarota persona, pamatojoties uz juridiskās personas pilnvarojumu.
Ja dokumentus iesniedz pilnvarotā persona (gan fiziska, gan juridiska), tad pilnvarām, kas izsniegtas ārvalstīs, jābūt apliecinātām ar Apostille vai legalizētām. Dokumentus apliecina pēc attiecīgas Latvijas Republikas institūcijas apstiprinājuma, kurā norādīts amatpersonas uzvārds un amats. Parakstam, zīmogam un spiedogam ir jābūt skaidri saskatāmam. Ja nepieciešams apliecināt dokumenta kopiju, tai jābūt notariāli apstiprinātai. Ja kopija izsniegta iestādē, kas izdevusi pamatdokumentu, tai nav jābūt notariāli apstiprinātai. Ja nepieciešams legalizēt dokumentu tulkojumu, tam jābūt notariāli apliecinātam.
Dokumentu kopijas, noraksta, izraksta un/vai tulkojuma publiska apliecinājuma īstumu legalizē tikai tad, ja ir iespējams apliecināt arī dokumenta oriģināla īstumu. Iesniedzot dokumentus to īstuma apliecināšanai, iepriekš attiecīgās valsts diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā jānoskaidro, vai nepieciešams:
tikai dokumenta oriģināls (jeb notariāli apliecināta dokumenta kopija);
tikai dokumenta tulkojums;
gan dokumenta oriģināls (jeb notariāli apliecināta dokumenta kopija), gan dokumenta tulkojums.
Cik un kur?
Ministru kabineta "Noteikumi par valsts nodevu par dokumenta īstuma apliecināšanu" paredz maksu par viena dokumenta īstuma apliecināšanu (legalizāciju):
fiziskām personām – Ls 5; bet steidzama dokumenta īstuma apliecināšanai (48 stundu laikā, neskaitot brīvdienas) – Ls 10;
fiziskas personas pilnvarotajai personai, kas nav radniecības vai laulības attiecībās ar pilnvarotāju – Ls 10; bet steidzama dokumenta īstuma apliecināšanai (48 stundu laikā, neskaitot brīvdienas) – Ls 20;
juridiskām personām – Ls 10, bet steidzama dokumenta īstuma apliecināšanai (48 stundu laikā, neskaitot brīvdienas) – Ls 20.
Latvijā dzīvojošiem pensionāriem un politiski represētajām personām, uzrādot pensionāra apliecību vai politiski represētās personas apliecību, maksa ir mazāka – Ls 1,5, bet steidzama dokumenta īstuma apliecināšanai (48 stundu laikā, neskaitot brīvdienas) – Ls 3.
Latvijas Republikas Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta legalizētos un apliecinātos dokumentus var saņemt 10 darba dienu laikā no iesniegšanas brīža. Izglītības un zinātnes ministrijas Vispārējās izglītības departaments izziņu par izglītības dokumentiem, ko salīdzinoši pieprasa visbiežāk, sagatavo 14 darba dienās.
***
UZZIŅA
Valstis, kas parakstījušas Hāgas konvenciju (to skaits nepārtraukti palielinās):
Albānija; Amerikas Savienotās Valstis; Andora; Antigva un Barbuda; Armēnija; Argentīna; Austrālija; Austrija; Azerbaidžāna; Bahamas; Baltkrievija; Barbadosa; Belize; Beļģija; Bosnija un Hercegovina; Botsvāna; Bruneja Darusalama; Bulgārija; Čehija; Dānija; Dienvidāfrika; Dienvidkoreja; Dominika; Ekvadora; Fidži; Francija; Grieķija; Grenāda; Gruzija; Hondurasa; Honkonga; Horvātija; Igaunija; Indija; Itālija; Izraēla; Īrija; Islande; Japāna; Jaunzēlande; Kazahstāna; Kipra; Kolumbija; Krievija; Kuka salas; Latvija; Lielbritānija un tai pakļautās teritorijas (Anglija; Bermudas; Britu Antarktiskās teritorijas; Britu Virdžīnu salas; Kaimanu salas; Folklendu salas; Gibraltārs; Gernsija; Menas sala; Džersija; Montserata; Svētās Helēnas un atkarīgās salas; Dienvidu Džordžija un Dienvidu Sendviča; Tērksa un Kaikosa salas); Lesoto; Libērija; Lietuva; Luksemburga; Lihtenšteina; Makao; bijusī Dienvidslāvijas Republika Maķedonija; Malāvija; Malta; Maršalu salas; Maurīcija; Meksika; Melnkalne; Moldova; Monako; Namībija; Niue; Nīderlande; Norvēģija; Panama; Polija; Portugāle; Rumānija; Salvadora; Samoa; Sanmarīno; Santome un Prinsipi; Seišelu salas; Sentkitsa un Nevisa; Sentlūsija; Sentvincenta un Grenadine; Serbija; Slovākija; Slovēnija; Somija; Spānija; Surinama; Svazilenda; Šveice; Tonga; Trinidāda un Tobago; Turcija; Ukraina; Ungārija; Vācija; Venecuēla; Zviedrija.
Valstīs, kas nav parakstījušas Hāgas konvenciju, pastāv iespēja legalizēt dokumentus diplomātiskā vai konsulārā ceļā. Taču šī procedūra ir daudz sarežģītāka par Apostille un aizņem krietni vairāk laika.
***
PADOMS
Lai saņemtu Izglītības un zinātnes ministrijas izziņu, kas nepieciešama izglītības dokumenta legalizācijai, ministrijā (Rīgā, Vaļņu ielā 2, tālr. 67047908) jāiesniedz iesniegums un izglītības iestādes izziņa, kurā norādīts:
kad persona mācījusies skolā;
kad persona beigusi skolu;
personas apliecības par pamatizglītību un/vai atestāta par vispārējo vidējo izglītību numurs;
apliecības par pamatizglītību un/vai atestāta par vispārējo vidējo izglītību izdošanas datums;
skolas direktora vārds un uzvārds (tā direktora, kurš bija šajā amatā laikā, kad persona beidza mācību iestādi);
izglītības pārvaldes izziņa, kas apstiprina skolas direktora parakstu (izglītības pārvaldes direktora parakstu apstiprināšanai var izmantot skolas izziņu vai izsniegt atsevišķu izziņu);
apliecība par pamatizglītību un/vai atestāts par vispārējo vidējo izglītību.
***
SVARĪGI
"Dokumentu legalizācijas likumā" noteikts, ka Apostille ir apliecinājums, kas atbilst 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijā par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu lietotā attiecīgā termina skaidrojumam.
Konvencijā skaidrots, ka Apostille atzīst visās valstīs, kas pievienojušās šai konvencijai, un ka tas apstiprina paraksta autentiskumu personai, kuras vārdā rīkojas persona, kas parakstījusi dokumentu, kā arī zīmoga vai spiedoga autentiskumu.
Dažreiz apliecinājumu Apostille liek uz dokumenta oriģināla, citreiz – uz tā kopijas. Ir atļauts likt to arī uz atsevišķas lapas, ko pievieno attiecīgajam dokumentam.
Apostille ārējais izskats var būt nedaudz atšķirīgs katrai valstij, taču tā saturs ir unificēts un ietver 10 punktus, kas uzrakstīti tā izcelsmes valsts valodā:
1) valsts, kur apstiprināts dokuments;
2) personas, kas parakstījusi apstiprināmo dokumentu, vārds un uzvārds;
3) personas, kas parakstījusi apstiprināmo dokumentu, amats;
4) zīmoga apraksts uz apstiprināmā dokumenta;
5) Apostille izsniegšanas vieta;
6) Apostille izsniegšanas datums;
7) personas, kas parakstījusi Apostille, vārds un uzvārds;
8) Apostille kārtas numurs;
9) zīmogs;
10) paraksts.
Autors:
mg.iur. Mārcis Liors Skadmanis, Diplomēts jurists Londona
www.skadmanis.com
Žurnāls Praktiskais Latvietis